SIMBIOSIS ENTRE EL PROJECT MANAGEMENT Y PROCESS MANAGEMENT

Noviembre 28, 2018

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Nuestro idioma “español” fascinante sin duda, nos crea algunos problemas en la traducción desde el inglés, lo cual no nos permite comprender en extensión el significado o información que deberíamos asimilar de forma clara. En esta simbiosis debemos partir desde la terminología “Management” la cual traducimos como dirección, gestión y gerencia y lo usamos indistintamente para referirnos a un proceso que implica actividades de orientación, planificación, organización, ejecución, control, monitoreo, supervisión, etc.

Estos procesos mencionados se agrupan en dos bloques de responsabilidades muy distintos y a la vez relacionados, siendo estos: Gobierno y Gestión. La comprensión de la interacción entre Gobierno y Gestión permite establecer un circuito completo desde la “orientación” a la “planificación”, y el retorno del “control” hacia la “supervisión”; para una “evaluación” que corrija a través de un ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act) la “orientación”, para nuevamente iniciar el ciclo del Management.

Figura: Gobierno y gestión, referencia adaptada de COBIT 5, framework de ISACA.

Cada proyecto se sustenta o justifica en un Caso de Negocio (Business Case); documento que se formula a partir de un diagnóstico previo, en la cual fija un estado A hacia un estado B (estado de mejora), que permita alcanzar un objetivo del negocio. Según el PMBOK 6, los casos de negocio resultan a causa de una:

• Demanda del mercado
• Necesidad de la organización
• Solicitud de un cliente
• Avance tecnológico
• Requisito legal
• Impactos ecológicos
• Necesidad social

Y estas causas son las que afectan a la organización; organización que ofrece propuestas de valor a sus clientes; pero estas organizaciones muchas veces no tienen un enfoque disciplinado de gestión del negocio.

La ABPMP, Association of Business Process Management Professionals, al igual que la PMI, Project Management Institute, proporcionan un marco de trabajo en base a buenas practicas que permiten guiar el accionar de sus “especialistas”.

Esta simbiosis es natural, en el sentido que gestionar un proyecto se trata de gestionar 49 procesos agrupados en “grupos de procesos” y “áreas de conocimiento”, con el fin de lograr un producto, servicio o resultado único. La gestión por procesos de negocio (BPM - Business Process Management) proporciona el marco sobre el cual debe operar una organización, ya que contempla un ciclo de vida para los procesos enmarcado en el ciclo PDCA. La gestión por procesos identifica 3 tipos procesos: misionales, de soporte y estratégicos; siendo los procesos misionales los responsables del “core del negocio”, los cuales son los que entregan la propuesta de valor establecida al cliente. Este enfoque de la ABPMP, permite identificar los proyectos, para ser precisos los casos de negocios (Business Case) que darán origen mediante la justificación a los proyectos, de forma natural.

Figura: Ciclo de Vida de BPM, sintetizada en referencia al ciclo PDCA.

Según el BMP CBOK 3, los análisis de los procesos se originan en una organización a causa de:

• Monitoreo continuo de la estrategia comercial, lo cual proporcionara datos de la “demanda del mercado” para la creación de un nuevo producto.
• Planificación estratégica, lo cual nos brindará los lineamientos y políticas de la “necesidad de la organización” en su gobierno y gestión.
• Problemas de desempeño, desde un punto de vista externo lo podemos identificar por las quejas, reclamos y sugerencias siendo estas “solicitudes del cliente” y “necesidades sociales”. Y desde un punto de vista interno en la calidad y riesgos tales como “impactos ecológicos”, riesgos laborales, mantenimiento inadecuado de equipos y maquinarias, etc.
• Incorporación de nuevas tecnologías, se origina debido al “avance tecnológico”, propiciado por la innovación y el pensamiento disruptivo.
• Fusión, adquisición, desinversión y tercerización. En cualquiera de estas situaciones podemos identificar un cambio en la “necesidad de la organización”. Puesto que unirá, dividirá o tercerizará procesos.
• Requisitos regulatorios, esta causa requiere integrar un “requisito legal” necesario para continuar con las operaciones.

Como apreciamos los disparadores de análisis de un proceso, origina uno o más proyectos. Entendiendo que una organización, se puede definir como un conjunto de procesos que siempre requerirán ser optimizados y esta optimización debe ser planteada como un proyecto.